Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran

Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran

Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran

  • Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
  • Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa
  • Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

 

1. Aktivitas Utama pertama siklus pengeluaran kas adalah memesan persediaan atau perlengkapan
Pada metode ini, pengendalian persediaan tradisional sering disebut Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ) dimana pada pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. Dalam aktivitas ini terdapat beberapa metode-metode pengendalian persediaan alternatif, diantaranya :
  • MRP (material requirement planning): Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
  • Just in Time: Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

 

2. Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan
Dalam aktivitas ini, bagian penerimaan mempunyai dua tanggungjawab utama yaitu memutuskan apakah menerima pengiriman dan memeriksa jumlah dan kualitas barang.  Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
3. Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran
Pada aktivitas ini bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan bagian kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran. Komponen kegiatan pada aktivitas ini adalah:
  • Memperbaiki Utang Usaha. Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet dan Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
  • Membayar Barang dan Jasa. Membayar faktur penjualan yang telah disetujui.

 

Kebutuhan Informasi 
Fungsi  dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Kegunaan dalam siklus pengeluaran kas  berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut:
  •  Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
  • Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
  • Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
  • Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan
  • Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

 

Prosedur Pengeluaran Kas
  1. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
  2. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
  3. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas.
  4. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.
  5. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier.
  6. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
  7. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
  8. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Sumber : https://jilbabbayi.co.id/